Procurement Expenses ERP Solution in Bahrain & GCC Countries

تشمل منظومة Optimum لللمشتريات والمدفوعات الدورة المستندية للمشتريات والمصروفات بالكامل إبتداء من طلبات شراء وعمل طلبات التسعيرات وأوامر الشراء والتسليم والفواتير إنتهاءاً بالمدفوعات. تم دمج Optimum بالكامل مع أنظمة المخزون والأصول الثابتة.

يتضمن نظام كامل لعقود البائع حيث يمكنك إدارة جميع المصاريف العامة وعقود الدعم من حيث إدارة العقود وجدولة الدفع مع التذكيرات واستهلاك المصاريف.

يمنحك تشغيل النظام عبر الشبكات الداخلية أو عبر الإنترنت أو من خلال الحوسبة السحابية
الترحيل في الوقت الفعلي عبر الإنترنت مما يمكّن من إعداد تقارير مالية في الوقت الفعلي عبر الإنترنت.
واجهة ثنائية اللغة (انجليزي وعربي)
إعداد التقارير الإدارية (باللغتين).
خيار طباعة المستند على أي مهمة في كل شكل.
صلاحيات متعددة المستويات إلى النظام والتحكم الأمني المركزي القوي

الخصائص

طلبات الشراء

يشمل نظام طلب الشراء جميع أنواع طلبات القسم سواء كانت صنف مخزون أو صنفًا غير متعلق بالمخزون أو خدمات. سيتم الطلب إلكترونيًا ونقله من خلال نظام عمل محدد مسبقًا أو نظام عمل غير محدد للموافقة عليه ويمكن مقارنته بسهولة بالميزانية الحالية.

يمكن نقل طلب الشراء إلى قسم المشتريات أو إلى المخزون للتزويد. يمكن متابعة جميع طلبات الإدارات وفقًا لحالتها حتى اتسليم الطلب والدفع.

خصائص نظام طلب الشراء:

إدارة طلبات الشراء
إلغاء طلبات الشراء
معالجة طلبات الشراء
الاستفسار عن طلبات الشراء والإبلاغ عنها

طلب التسعيرات

يُستخدم نظام طلب التسعيرات لطلب تسعيرات جميع أنواع أصناف المخزون أو الأصناف غير المخزنة أو الخدمات وسيتم إرسال الطلب إلكترونيًا إلى التجار من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو أي وسائط إلكترونية أخرى كما يمكن أيضًا طباعة الطلبات وإرسالها يدويًا.

يتم عرض النظام في بوابة التاجر حيث سيتمكن التجار إدخال التسعيرات مباشرة في النظام أو يمكن إدخالها يدوياً حيث يمكن بعد ذلك عرض جميع التسعيرات المستلمة ضمن عملية اختيار التسعيرات.

خصائص نظام طلب التسعيرات:

إدارة طلب التسعيرات
إلغاء طلب التسعيرات
معالجة طلب التسعيرات
الاستفسار عن طلب التسعيرات والإبلاغ عنه

تقييم التسعيرات

يُستخدم نظام تقييم التسعيرات لتقييم جميع التسعيرات المقدمة مقابل طلب تسعيرة من قبل تجار مختلفين إما من خلال بوابة التجار أو إدخال التسعيرات يدوياً في النظام وسيقوم النظام بإدراج جميع التسعيرات المستلمة مع العناصر في شاشة واحدة للتقييم.

يسمح تقييم التسعيرات للمستخدمين بتحديد عناصر من تسعيرات مختلفة لأوامر الشراء كما يمكن للمستخدمين تحديد عناصر من تسعيرات مختلفة بناءً على الأسعار والمعايير المختلفة وستتوفر جميع العناصر المحددة بعد ذلك في مرحلة أمر الشراء.

خصائص نظام تقييم التسعيرات:

قائمة التسعيرات
اختيار التسعيرات
رفض التسعيرات
الإستفسار عن التسعيرات والتقارير

أوامر الشراء

يُستخدم نظام أوامر الشراء النمطية لرفع أوامر الشراء سواء مقابل التسعيرات أو الإدخال مباشر. سيتم رفع أمر الشراء ونقله إلكترونيًا من خلال حركة مستندية محددة مسبقاً أو حركة مستندية محددة للموافقة عليها ويمكن مقارنته بسهولة بالميزانية الحالية.

يمكن نقل النظام إلى قسم المشتريات أو إلى المخزن للتزويد ويمكن متابعة جميع طلبات الإدارات وفقًا لحالتها حتى يتم التسليم والدفع. كذلك يمكن للنظام التعامل مع التحويل الجزئي إلى المخازن والتحويل الجزئي إلى قسم المشتريات بسهولة.

خصائص نظام أوامر الشراء:

إدارة أوامر الشراء
إلغاء أوامر الشراء
مراجعة أمر الشراء
إدارة الدفع المسبق
معالجة أوامر الشراء
الاستعلام عن طلبات الشراء والإبلاغ عنها

نظام إشعارات استلام البضائع (GRN)

ستخدم نظام إشعارات استلام البضائع (GRN) لتسجيل تسليم البضائع بالإضافة التكاليف الإضافية لأوامر الشراء وسيتم رفع GRN إلكترونيًا ونقله من خلال حركة مستندية محددة مسبقاً أو حركة مستندية محددة للموافقة عليها ويمكن مقارنته بسهولة بالميزانية الحالية

يمكن استخدام إشعارات استلام البضائع لتسجيل تكاليف إضافية لكل عنصر كما يمكن تحديث البضائع مباشرة إلى ونظام Optimum للمخزون والأصول الثابتة مع جميع التفاصيل المتعلقة بالشراء ويمكن للنظام التعامل مع التسليم الجزئي إلى المخازن بسهولة.

خصائص نظام إشعارات استلام البضائع:

إدارة إشعارات استلام البضائع
إلغاء إشعارات استلام البضائع
سجل التكاليف الأخرى
معالجة إشعارات استلام البضائع
الاستفسارات وإعداد التقارير من إشعارات استلام البضائع

إدارة الفواتير

يتضمن نظام إدارة الفواتير وظيفة شاملة للفواتير حيث يمكن من خلالها تسجيل جميع فواتير التجار في النظام مع المعالجة المحاسبية المناسبة ويتم رفع الفاتورة ونقلها إلكترونيًا من خلال حركة مستندية محددة مسبقاً أو حركة مستندية محددة للموافقة عليها ويمكن مقارنتها بسهولة بالميزانية الحالية.

يمكن استخدام إدارة الفواتير في رفع الفواتير مقابل أوامر الشراء والعقود والفواتير المباشرة وكذلك يمكن إدخال فواتير متعددة من نفس التاجر في فاتورة واحد.

خصائص نظام إدارة الفواتير:

إدارة الفواتير
إلغاء الفواتير
معالجة الفواتير
الاستعلام عن الفواتير وإعداد التقارير

إدارة المدفوعات

نظام إدارة المدفوعات تدير جميع أنواع المدفوعات المتعلقة بالتجار سواء كان ذلك الدفع المباشر أو الدفع مقابل الفواتير ويمكن إعداد جميع أنواع الدفع مثل النقد والشيكات وأوراق الائتمان والتحويلات عبر التلكس والتحويل المصرفي المباشر وما إلى ذلك في النظام.

يمكن استخدام نظام إدارة المدفوعات لإدارة المصروفات النثرية أيضًا يتمتع المستخدمون بالمرونة في طباعة الشيكات مباشرةً من النظام باستخدام مهام سير العمل ومستويات الموافقة المحددة مسبقًا.

خصائص نظام إدارة االمدفوعات:

المدفوعات المباشرة
المدفوعات نظير الفواتير
معالجة وطباعة التحويلات المالية
الاستعلام عن المدفوعات والإبلاغ عنها

عقود التجار

يُستخدم نظام عقود التجار لإدارة جميع أنواع العقود مع التجار مثل الصيانة والخدمات والإيجار أو أي عقود أخرى. النظام قادر على إطفاء المصاريف بناءً على شروط الدفع سواء كانت دفعة مسبقة أو مصاريف مستحقة. سيتم إنشاء العقد إلكترونيًا ونقله من خلال حركة مستندية محددة مسبقاً أو حركة مستندية محددة للموافقة عليها.

يمكن إدارة النظام بسهولة من خلال وظيفة التنبيهات والتذكيرات التي يمكن إعدادها للتذكير بتجديدات العقود أو المدفوعات المستحقة كذلك يمكن تجديد العقود في النظام يدويًا أو تلقائيًا.

خصائص نظام عقود التجار:

تسجيل عقود التجار
نفقات الإستهلاك
معالجة طلبات الشراء
الاستفسار عن طلبات الشراء والإبلاغ عنها

بوابة التاجر

نظام بوابة التاجر هي أحدث وسيلة على الإنترنت يمكن لموردينك من خلالها إدارة حسابهم الخاص والذي تتحكم فيه أنت ويمكن للبائع تسجيل الدخول إلى النظام لإجراء مجموعة متنوعة من المهام بما في ذلك تقديم التسعيرات وعرض أوامر الشراء الصادرة وإشعارات الدفع وعرض كشف الحساب ولوحات الإستعلام.

يوفر لك نظام بوابة التاجر أيضًا سهولة إدارة جميع الموردين إلكترونياً في النظام مما يمنحك المرونة في التواصل مع الموردين بأكثر الطرق احترافًا وتجنب جميع أنواع الأعمال الورقية والتأخيرات التشغيلية.

خصائص نظام بوابة التاجر:

حساب التاجر وتسجيل الدخول
تقديم التسعيرات
عرض كشف الحساب
لوحات التحكم والاستعلام والتقارير

لوحات الإستعلام والاستفسارات والتقارير

وفر لوحات الإستعلام والاستفسارات والتقارير للمستخدمين عددًا من التقارير والاستفسارات الشاملة بما في ذلك لوحات التحكم الإدارية ويستخدم النظام أحدث التقنيات لتوفير لوحات إستعلام واستفسارات وتقارير مذهلة وسهلة الاستخدام توفر رؤية شاملة للمؤسسة من كل منظور.

النظام متاح لجميع الأنظمة تقريبًا في سلسلة المشتريات والمدفوعات مثل دورة المشتريات الإلكترونية وبوابة التجار وإدارة العقود وما إلى ذلك ويمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء تقاريرهم ومخططاتهم الخاصة بناءً على معايير مختلفة في تقارير الأعمال المهنية.